Quy trình tuyển dụng nhân sự là một khâu quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhân sự cho một công ty. Tìm đúng người hoặc đúng người cho công việc là rất quan trọng. Thuê sai người rất tốn kém và mất thời gian. Hôm nay CVreferral sẽ giới thiệu các bạn những bước của một quy trình tuyển dụng thông minh và hợp lý mà công ty nào cũng có thể sử dụng nhé!
I- Tìm hiểu chung về quy trình tuyển dụng nhân sự
1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì
Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm các bước tuyển dụng để thu hút và lựa chọn một nhân viên mới để lấp chỗ trống trong một tổ chức. Việc tuyển dụng được thực hiện bởi nhà tuyển dụng, bộ phận nhân sự hoặc giám tuyển dụng. Sau đó, bộ phận nhân sự tạo ra các yêu cầu tuyển dụng như việc xem xét hồ sơ, xét duyệt CV để chọn ra những ứng viên tốt nhất cho công ty.
2. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình tuyển dụng nhân sự
Mục đích chính của quy trình tuyển dụng nhân sự là thu hút và lựa chọn nhân tài phù hợp với tính chất và quy mô của công ty. Dựa trên chiến lược và kế hoạch tuyển dụng, nhà quản lý có thể tiếp cận và lựa chọn những ứng viên tiềm năng nhất tham gia vào đội ngũ nhân sự để xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh. Ngoài ra, quy trình tuyển dụng của mang lại nhiều lợi ích tuyệt vời, chẳng hạn như:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự của công ty
- Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng phục vụ cho việc sàng lọc, tìm kiếm ứng viên nhanh chóng và hiệu quả
- Một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức đó
- Giúp thương hiệu công ty đến gần hơn với khách hàng
- Tạo động lực cho nhân viên làm việc, nhiệt tình và tận tâm với công việc
- Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên
II- Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự
Quy trình tuyển dụng tốt là quy trình giúp công ty sàng lọc và giữ chân tốt những nhân viên xuất sắc cũng như giúp họ hòa nhập với môi trường. Ngày nay, những người tài luôn được công ty săn đón lương thưởng cạnh tranh, hấp dẫn và có nhiều chính sách. Tuyển dụng rất khó nhưng kiếm được những nhân viên giỏi và giữ họ ở lại trong công ty cũng là điều cần được quan tâm. Có rất nhiều bài viết về các giữ chân nhân viên, đó không hẳn là vấn đề sau tuyển dụng. Lựa chọn đúng người phù hợp với từng vị trí cho công ty cũng là một phương pháp giữ chân nhân viên hiệu quả.
Để thu hút được những ứng viên giỏi và làm việc hiệu quả, nhà tuyển dụng cần thiết kế cho mình một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mỗi nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn cho mình những phương thức tuyển dụng khác nhau. Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng dưới đây là một trong những quy trình phù hợp và hiệu quả nhất.
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Đây là bước đầu tiên và cũng là phần quan trọng nhất quyết định đến hiệu quả của quy trình tuyển dụng, việc chuẩn bị càng cụ thể, chi tiết và khoa học thì các bước sau sẽ thực hiện càng hiệu quả và dễ dàng hơn, có thể nói rằng công tác chuẩn bị tuyển dụng giống như một “đòn bẫy” để tạo đà cho các bước còn lại.
Nhà tuyển dụng nên chuẩn bị kỹ lưỡng cho đến từng chi tiết nhỏ nhất, chẳng hạn như: Lập kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu cho ứng viên là gì, nội dung cần có trong quảng cáo tuyển dụng …
Ví dụ như về phần trình bày giới thiệu về công ty.Để thu hút được những ứng viên tốt nhất, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị kỹ lưỡng bài giới thiệu về công ty của mình. Làm sao cho phần giới thiệu sẽ được diễn giải một cách hấp dẫn và ngắn gọn các chi tiết như công ty, văn hóa, con người,… Đặc biệt, nhà tuyển dụng không nên nói những điều không phù hợp với thực tế, vì điều này có thể làm mất lòng tin của ứng viên, hơn nữa bản mô tả công việc cũng là một phần quan trọng không kém. Mô tả công việc về các vị trí, yêu cầu của vị trí, quyền và nghĩa vụ của ứng viên và điều kiện làm việc, mà ứng viên sử dụng để tự đánh giá xem họ có thể đáp ứng các yêu cầu này hay không.
Nhà tuyển dụng phải đặt ra các yêu cầu đối với người nộp đơn, chẳng hạn như về yêu cầu về kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, thái độ nghề nghiệp và sức khỏe,… Ngoài ra, cần xây dựng bản chi tiết về chế độ tiền lương và phúc lợi cho ứng viên để thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị cho quá trình tuyển dụng, người tuyển dụng phải thông báo việc tuyển dụng để các ứng viên biết. Thông báo này cần ngắn gọn, súc tích nhưng nội dung cơ bản phía trên phải được truyền tải đến ứng viên theo cách tốt nhất.
Tin tuyển dụng có nhiều dạng, có thể được quảng cáo trên trang web công ty, mạng xã hội, nhóm, diễn đàn, hoặc qua báo chí, kênh truyền hình,… Nhà tuyển dụng cần chọn phương tiện truyền thông phổ biến nhất để quảng cáo tuyển dụng tiếp cận ứng viên, nhưng đồng thời cũng cần cân nhắc chi phí.
Bước 3: Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, rất nhiều hồ sơ ứng viên được gửi đến phòng nhân sự. Điều quan trọng là nhà tuyển dụng phải có được tất cả các hồ sơ này để tránh bỏ sót hoặc ưu tiên hồ sơ của những người có quan hệ.
Tuy nhiên, không phải hồ sơ xin việc nào cũng phù hợp với yêu cầu công việc, chưa kể sẽ có nhiều ứng viên gửi đại cho dù công việc không phù hợp với mình. Chọn lọc hồ sơ là khâu rất quan trọng, người tuyển dụng căn cứ vào các yêu cầu công việc đặt ra và căn cứ vào hồ sơ của ứng viên về bằng cấp, trình độ và sức khỏe,… để chọn ra số lượng hồ sơ nhất định. Việc này yêu các nhà tuyển dụng phải luôn minh bạch và cũng như công bằng.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm
Sau khi lọc hồ sơ, nhà tuyển dụng đặt lịch phỏng vấn và liên hệ với các ứng viên được chọn. Bước này giúp nhà tuyển dụng xem xét và đánh giá lại thông tin của ứng viên trong hồ sơ. Nếu chúng chính xác hay không, đây là một bước khác để loại bỏ những hồ sơ không phù hợp.
Các bài kiểm tra và trắc nghiệm giúp nhà tuyển dụng đánh giá chính xác trình độ thực sự của ứng viên: Có thể đánh giá chỉ số IQ, đánh giá ngoại ngữ, kỹ năng chuyên môn,… để tìm ra những ứng viên xuất sắc. Quá trình này đòi hỏi sự theo dõi sát sao và công bằng của người tuyển dụng.
Bước 5: Phỏng vấn tuyển chọn
Ở bước này, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá lại kỹ năng và trình độ của ứng viên có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Trong quá trình này, nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi để khai thác các kỹ năng và tiềm năng của ứng viên. Ngoài ra, ứng viên nhận được thông tin về chế độ làm việc, mức lương, phúc lợi, yêu cầu công việc,… và ứng viên quyết định có làm việc trong công ty hay không.
Bước 6: Thời gian tập sự thử việc
Sau khi lựa chọn được những ứng viên xuất sắc nhất qua các vòng tuyển chọn và phỏng vấn, các ứng viên được nhận vào thời gian thử việc. Đây là khoảng thời gian khó khăn với nhiều thử thách để các ứng viên thể hiện kỹ năng của mình. Nhà tuyển dụng thei dõi sát sao quá trình thử việc ứng viên, từ đó hãy đưa ra quyết định cuối cùng.
Bước 7: Quyết định tuyển dụng
Sau quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng đưa ra quyết định cuối cùng là lựa chọn ứng viên này hoặc bản thân ứng viên nhận thấy mình phù hợp với vị trí này, môi trường này để quyết định ra đi hay ở lại, khi được tuyển dụng chính thức thì trở thành nhân viên của công ty. Công việc cuối cùng là hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Và nhà tuyển dụng hiện có trách nhiệm giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên.
Quá trình tuyển dụng rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, chi phí và cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất. Nếu nhà tuyển dụng biết vận dụng quy trình này một cách linh hoạt nhất thì sẽ thuê được những ứng viên tốt nhất cho công ty của mình.
Sau khi hoàn thành các giai đoạn, cần tổ chức họp và đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng những gì đã đạt được như sau: Chỉ tiêu ban đầu, chưa đạt được cần hoàn thành hoặc cần có kế hoạch bổ sung. Quá trình đào tạo và thuê nhân sự rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và chi phí cần có sự chuẩn bị. Khi các nhà tuyển dụng linh hoạt nhất trong việc sử dụng quy trình này, CVreferral tin rằng họ sẽ tuyển được những ứng viên tốt nhất cho công ty của mình.
III- Một số hình thức tuyển dụng phổ biến
1. Tuyển dụng nội bộ
Đây là một phương pháp tuyển dụng hiệu quả và phổ biến. Vì đây là hình thức tuyển dụng miễn phí nên bạn có thể đăng thông báo miễn phí trên bảng tin hoặc mạng nội bộ của công ty. Chính sách tuyển dụng nội bộ cũng sẽ mở ra con đường sự nghiệp vững chắc cho nhân viên. Điều này sẽ làm tăng tinh thần, động lực và khả năng giữ chân hiệu quả của nhân viên.
2. Quảng cáo trên các website tuyển dụng
Quảng cáo trên các trang web tuyển dụng là một phương thức tuyển dụng mạnh mẽ hiện nay với phạm vi tiếp cận rộng và chi phí thấp nhất. Nhà tuyển dụng trả phí để đăng quảng cáo tuyển dụng trên các trang tuyển dụng này nhằm thu hút các ứng viên tiềm năng một cách nhanh chóng. Một số trang web uy tín nơi bạn có thể đăng quảng cáo tuyển dụng như: Jobgo, TopCV, Monster, Career Builder và Indeed…
3. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội
Hiện nay, hơn 80% công ty sử dụng mạng xã hội để tuyển dụng, đây là một phương pháp tuyển dụng hiệu quả và cực kỳ phổ biến. Ngoài việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để tiếp cận mạng lưới cá nhân của riêng bạn, bạn có thể sử dụng nó để đăng các cơ hội việc làm của mình để quảng bá và nhận được sự giới thiệu nhanh chóng từ gia đình, bạn bè và người quen.
4. Tham gia các sự kiện tuyển dụng
Một hình thức tuyển dụng hiếm khi được sử dụng nhưng có hiệu quả cao là tham dự các sự kiện địa phương. Tham dự các sự kiện không chỉ giúp bạn nâng cao nhận thức về thương hiệu và xây dựng sự hiện diện tại địa phương của công ty mà còn giúp bạn tìm được nhiều tài năng mới. Vì vậy, để một sự kiện tuyển dụng thành công, bạn phải đầu tư kỹ lưỡng.
Tùy theo quy mô và cơ cấu cơ hội, tổ chức có thể sử dụng một hoặc nhiều phương thức tuyển dụng trên để tối đa hóa hiệu quả tuyển dụng.
Như vậy, nội dung bài viết trên đã giới thiệu về quy trình tuyển dụng nhân sự cũng như các bước thực hiện chi tiết và đầy đủ nhất. Hy vọng nội dung bài viết trên đã cung cấp cho người dùng nhiều nội dung hữu ích giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm kiếm được các ứng viên tiềm năng một cách dễ dàng.
