Dù bạn là một công ty khởi nghiệp hay một tập đoàn lớn với hàng trăm thành viên, bạn cần biết cách tuyển dụng người tài cho mình. Tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự là điều không cần bàn cãi, bởi ngay cả những công ty lớn cũng phải bỏ ra nhiều chi phí để xây dựng một quy trình chuẩn cho hoạt động này.
Chiến lược tuyển dụng không chỉ là lấp đầy những khoảng trống ở những vị trí còn thiếu mà nó còn thể hiện ở cách bạn tuyển dụng người phù hợp nhất cho vị trí đó. Nhưng làm thế nào để bạn có thể hoàn thành công việc này mà không tốn nhiều chi phí mà vẫn thu được hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng CVreferral đi tìm câu trả lời cho câu hỏi trên qua bài viết dưới đây.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm kiếm và thuê nhân sự có thể đáp ứng đầy đủ các kỹ năng cần thiết cho vị trí được yêu cầu. Đồng thời, nhân sự đó phải phù hợp với môi trường văn hóa của công ty.
Nói một cách tổng thể hơn, việc phát triển một kế hoạch tuyển dụng bao gồm tất cả các khía cạnh liên quan đến việc tuyển dụng, từ việc xác định thời hạn tuyển dụng, thiết lập ngân sách, quản lý và giám sát hiệu suất công việc,…
Ý nghĩa của kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Hầu hết các công ty lớn đều có vị trí công việc chuyên viên tuyển dụng nhân sự. Do sự đánh giá cao vai trò của nguồn nhân lực nên hoạt động kinh doanh mới được duy trì và phát triển mạnh mẽ. Việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mang lại nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp như:
- Khi có quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp sẽ có đội ngũ lao động có nhiều kinh nghiệm và và hợp.
- Hiệu quả kinh doanh được thúc đẩy mạnh mẽ. Chọn đúng nguồn lao động sẽ đi đúng hướng đi doanh nghiệp đã đề ra.
- Kế hoạch tuyển dụng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Đồng thời nguồn ngân sách được sử dụng hiệu quả.
- Quá trình “đãi cát tìm vàng” giúp tiết kiệm thời gian và tìm được người phù hợp, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Các bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công
Rõ ràng, việc lập kế hoạch cụ thể giúp hoạt động tuyển dụng hiệu quả hơn, nhưng đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nhiều tập đoàn, tổng công ty lớn đã không đưa ra được một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng.
Để cung cấp cho bạn hướng dẫn tốt hơn trong việc hình thành chiến lược tổng thể, dưới đây là 12 bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Bước đầu tiên trong lập kế hoạch là xác định nhu cầu tuyển dụng và vị trí còn đang thiếu trong công ty.
Để thực hiện bước này một cách chính xác, bạn cần xác định khả năng phát triển của công ty trong tương lai, tính toán các số liệu quan trọng như tỷ lệ nghỉ việc, chính sách đãi ngộ, triển vọng nghề nghiệp,… Các yếu tố trên sẽ ảnh hưởng lớn đến kế hoạch tuyển dụng của công ty.
Bạn cũng nên xác định bộ phận, vị trí nào cần thêm nhân viên và tại sao. Có những dự án nào mà công ty đang chuẩn bị triển khai hoặc phòng ban nào sẽ mở rộng. Lực lượng lao động hiện có những kỹ năng gì và kỹ năng nào cần bổ sung. Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp bạn biết được nhu cầu tuyển dụng nhân sự hiện tại của doanh nghiệp ra sao. Nếu nhìn rộng về tương lai, bạn sẽ biết được doanh nghiệp đang cần gì.
Bước 2: Đánh giá tình hình nhân sự của doanh nghiệp
Nhà tuyển dụng nên dành thời gian để đánh giá tình hình nhân sự của công ty. Khi đã xác định được nhu cầu nhân sự thì cần đánh giá một cách khách quan về thực trạng nhân sự của công ty.
Từ thực trạng này, nhà tuyển dụng và công ty có thể nhìn thấy thực tế về lương thưởng, chế độ đãi ngộ, thương hiệu tuyển dụng, chính sách và văn hóa doanh nghiệp,… để có những thay đổi đối với tình hình lực lượng lao động. Sau khi phân tích và nắm rõ tình hình của nhân viên, công ty sẽ xác định được mình đang thừa hay thiếu nhân viên. Từ đó, việc lập kế hoạch tuyển dụng lao động sẽ khách quan và không xa rời thực tế của công ty.
Bước 3: Thiết lập lịch và kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Bước tiếp theo là đưa các dữ liệu và phân tích lý thuyết vào thực tế. Tính toán chi tiết: mỗi bộ phận cần bao nhiêu nhân viên mới và khi nào bạn sẽ cần họ?
Vì quá trình tuyển dụng không phải là một quá trình đơn giản trong một vài ngày là hoàn thành, nên bạn cần lên lịch cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Ví dụ như nếu vị trí công việc bắt buộc phải có từ tháng 5/2022, thì cần phải chuẩn bị kế hoạch bổ sung nhân sự từ 3 tháng trước đó.
Tạo mẫu kế hoạch tuyển dụng cũng là một bước rất cần thiết vì nếu không có kế hoạch cụ thể, các công ty dễ rơi vào tình trạng thừa nhân sự và mất nhiều thời gian để ổn định, cơ cấu lại bộ máy hoặc cắt giảm cho phù hợp.
Thông thường, các công ty ở Việt Nam thực hiện kế hoạch tuyển dụng vào dịp cuối năm, trong khoảng thời gian từ tháng 10 đến tháng 11. Kế hoạch tuyển dụng mẫu thường có các nội dung sau:
- Thời gian triển khai kế hoạch tuyển dụng.
- Các vị trí cần tuyển dụng cụ thể và số lượng cần tuyển.
- Yêu cầu và mô tả công việc của vị trí tuyển dụng, mức lương dự tính.
- Dự trù kinh phí tuyển dụng.
- Phương án tái cơ cấu nhân sự: sắp xếp lại nhân sự, tái cơ cấu nhân sự các bộ phận,…
- Hội đồng tuyển dụng gồm những ai và nhiệm vụ của từng người.
Với một kế hoạch hoàn chỉnh, bạn thậm chí có thể tạo một chương trình tuyển dụng cho công ty của mình trong cả năm. Bạn nắm số lượng cho từng phòng ban ứng với thời gian thực hiện cụ thể.
Bước 4: Sử dụng các công cụ hỗ trợ
Sau khi lập một kế hoạch tuyển dụng kéo dài cả năm, đã đến lúc sử dụng các công cụ hỗ trợ để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một số công cụ sẽ giúp tìm thấy những ứng viên có những phẩm chất phù hợp mà doanh nghiệp đề ra, một số khác sẽ hỗ trợ quá trình lọc và tuyển chọn ứng viên,…
Một số công cụ có thể kể đến như test online, công cụ đánh giá ứng viên, phần mềm tuyển dụng,…Nghiên cứu mô hình hoạt động của công ty để sử dụng công cụ một cách hợp lý và hiệu quả. Đồng thời, đảm bảo rằng các nhân viên trong đội tuyển dụng cũng thông thạo các ứng dụng trên. Đây là công cụ nhóm, bạn không thể làm tất cả công việc một mình.
Bước 5: Xác định yêu cầu các kỹ năng cho từng vị trí tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng cần xác định rõ ứng viên cần mang đến những phẩm chất và kỹ năng gì cho vị trí tuyển dụng? Công việc hàng ngày của họ là gì? Mục tiêu và kết quả mà bạn muốn nhân viên đạt được là gì? Đây là những câu hỏi bạn cần đặt ra để tuyển được đúng người, đúng vị trí.
Ở bước này, tốt nhất nên xin ý kiến, phối hợp với người đứng đầu bộ phận của vị trí cần tuyển dụng. Ví dụ nếu vị trí tuyển dụng là nhân viên Marketing, bạn nên đến gặp trưởng phòng Marketing để đưa ra đặc điểm, phẩm chất và kỹ năng phù hợp nhất với ứng viên.
Điều này không chỉ củng cố mối quan hệ giữa hai bộ phận mà còn giảm thời gian tuyển dụng không cần thiết (điều đó có thể làm tăng chi phí của hoạt động tuyển dụng).
Bước 6: Lên ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Dựa trên số tiền đã chi cho việc tuyển dụng năm ngoái, bạn có thể ước tính ngân sách sơ bộ cho việc bổ sung nhân sự trong năm nay. Dưới đây là một số chi phí có thể chi cho một chương trình tuyển dụng:
- Quảng cáo trên các trang mạng xã hội.
- Chi phí cho các nền tảng tuyển dụng: Vietnamworks, TopCV,…
- Chi phí xây dựng thương hiệu.
- Chi phí cho HR.
- Chi phí tham gia và tổ chức ngày hội tuyển dụng.
- Những chi phí khác.
Bước 7: Xây dựng bảng mô tả công việc cho vị trí tuyển dụng
Để thu hút những ứng viên tốt nhất, các công ty cần xây dựng một bản mô tả công việc hấp dẫn. Đừng chỉ liệt kê một danh sách dài các yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí tuyển dụng. thay vào đó hãy nhấn mạnh những lợi ích ứng viên có thể nhận được như: lương thưởng hấp dẫn, môi trường năng động, chế độ đãi ngộ tốt,… để thu hút họ. Bởi vì đây là điều mà hầu hết các ứng viên muốn được biết khi phỏng vấn hay tham gia vào một tổ chức.
Bạn thậm chí nên trình bày tầm nhìn và sứ mệnh của công ty để ứng viên có cái nhìn rõ ràng hơn về văn hóa môi trường mà họ đang muốn tham gia.
Bước 8: Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng, chi tiết
Tiếp theo, cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn những ứng viên phù hợp.
Tất nhiên không thể tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người. Tuy nhiên, bạn nên sử dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên khác nhau. Bằng cách này hay cách khác, nên cân nhắc đặt những câu hỏi và thử thách để bộc lộ tính cách của từng ứng viên.
Hãy nhớ rằng một quy trình tuyển dụng rõ ràng sẽ giúp bạn nhìn thấy chân dung của ứng viên rõ ràng hơn. Đồng thời, điều đó sẽ giúp giảm thời gian tuyển dụng và tỷ lệ tuyển dụng không hiệu quả.
Bước 9: Xác thực các thông tin về ứng viên
Sau khi đã chọn được ứng viên phù hợp, bạn nên xem kỹ lý lịch và thông tin về cá nhân được chọn đó. Tất nhiên, đây có thể không phải là một bước quá quan trọng, nhưng nếu không cẩn thận, nó có thể gây rắc rối cho doanh nghiệp liên quan đến các vấn đề pháp lý không đáng có.
Hơn nữa, việc kiểm tra thông tin của ứng viên còn giúp bạn nhận ra người được chọn đang nói dối hay không. Trong nhiều trường hợp, để được nhận vào các công ty lớn, các ứng viên có xu hướng phóng đại lý lịch của bản thân và hy vọng không ai dành thời gian để xác minh những thông tin đó. Hãy nhớ rằng, nếu ứng viên nói dối lần đầu, không có gì đảm bảo họ sẽ không nói dối lần sau.
Bước 10: Đưa ra lời đề nghị với ứng viên
Đưa ra một đề nghị được cả hai bên chấp nhận cho ứng viên được lựa chọn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, đòi hỏi kỹ năng đàm phán tốt từ phía người offer.
Để đảm bảo bước này diễn ra suôn sẻ, bạn có thể tham khảo quy trình sau: đầu tiên, bạn nên là người chủ động gửi email hoặc gọi điện cho ứng viên để đề xuất mức lương khởi điểm. Khi đã nhận được sự chấp thuận của ứng viên, bạn cũng phải xác nhận sự đồng ý này bằng văn bản.
Thông thường, nếu 9/10 lời đề nghị của bạn nhận được cái gật đầu từ ứng viên, đó là dấu hiệu bạn đang đi đúng hướng.
Bước 11: Công việc tiếp theo sau khi ứng viên đồng ý
Đây chưa phải là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng. Vì bạn cần phải suy nghĩ về những gì bạn cần làm để hòa nhập nhân viên vào môi trường làm việc của công ty ở giai đoạn đầu.
Một món quà chào mừng nhỏ cho ứng viên, giới thiệu văn hóa công ty và gặp gỡ đồng nghiệp, giúp đỡ từ đồng nghiệp,… Mọi thứ cần thiết để đưa nhân viên mới của mình nhanh chóng bắt nhịp với công việc.
Bước 12: Học hỏi từ những kinh nghiệm thu được
Cuối cùng, bạn phải tự rút ra bài học kinh nghiệm từ thực tế. Chương trình tuyển dụng vừa rồi đã làm được gì cho bạn? Có điều gì cần cải thiện không? Bạn có thể sử dụng khảo sát hoặc các công cụ hỗ trợ khác để thu thập dữ liệu cần thiết cho việc đánh giá và rút kinh nghiệm.
Một bản kế hoạch hoàn chỉnh chính là kim chỉ nam cho mọi hoạt động tuyển dụng của tổ chức. Nó có thể tốn rất nhiều thời gian và công sức nhưng kết quả thu được có thể rất tuyệt vời.
Tuy quá trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự tốn nhiều thời gian, nhưng nó lại là bước đệm để phát triển doanh nghiệp. Các công ty muốn thành công thì yếu tố con người là cơ sở quan trọng nhất. Vì vậy, hãy lên kế hoạch tuyển dụng một cách nghiêm túc để đạt được kết quả ngoài mong đợi. Hy vọng những thông tin CVreferral chia sẻ trên đây đã giúp bạn có cái nhìn sâu hơn về quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Từ đó, có thêm những hiểu biết hữu ích giúp bạn lập kế hoạch tuyển dụng thành công cho tổ chức của mình.
